Mitä aiot tehdä työsuunnitelmallasi?
Tänäkin keväänä yliopistolla avataan tietokoneelta yksi tietty järjestelmä ja aletaan tehdä työsuunnitelmaa vuodeksi eteenpäin.
Teksti Kyösti Niemelä kuvat Aarni Korpela
Toukokuussa 2020 Jukka Huhtamäki twiittasi livenä työsuunnitelman tekoa. Tampereen yliopiston tutkija mietti Twitterissä, miten työtä jaotellaan ja mitä ohjeistus itse asiassa tarkoittaa.
”Luin kuin piru Raamattua, tein näsäviisaita havaintoja ja mietin, mitä syötän mihinkin.”
Työsuunnitelman teosta on säädetty yliopistojen yleisessä työehtosopimuksessa. Monille se aiheuttaa päänsärkyä tai kyynistä naureskelua. Jotkut tekevät sen asiaa kummemmin miettimättä, toiset tuskailevat sen äärellä.
Huhtamäkeä rasittaa esimerkiksi se, ettei hän voi tutkijana aina tietää, milloin hän on töissä ja milloin ei.
”Jos vaikka kuljen luonnossa ja mietin artikkelin rakennetta. Tai luen tutkimuskirjallisuutta. Tai keskustelen Slackissa tutkimusyhteisön kanssa kahvipöytätyyppisesti.”
Aika ei tutkimusmaailmassa aina etene samaa tahtia virallisten järjestelmien kanssa. Tutkija lähettää artikkelin lehteen. Vuoden kuluttua se palaa takaisin muutosvaatimusten kanssa. Sillä aikaa tutkija on voinut siirtyä jo aivan muihin töihin. Kuitenkin artikkeli pitäisi revisioida saman tien.
Aika ei tutkimusmaailmassa aina etene samaa tahtia virallisten järjestelmien kanssa.
”Millä ajalla se tehdään?” Huhtamäki kysyy.
Hän sanoo, että työsuunnitelma voisi toimia itsensä johtamisen välineenä, mutta suhtautuu epäillen siihen, luovatko suunnitelmat arvokasta dataa kenellekään.
Työsuunnitelmassa on muutakin raskasta. Se luo tutkijalle metakuormaa, Huhtamäki sanoo, eli sitä että tutkija aktiivisesti ajattelee aikaa, luokittelee sitä ja pitää siitä kirjaa. Ajasta tulee konkreettisempaa.
Hän kertoo työsuunnitelman teon myös vahvistaneen tunnetta siitä, että akateemisessa maailmassakin on olemassa työnantaja ja työntekijät. Sitä ennen hän oli ajatellut omaa tutkimusyhteisöään yhteisöllisemmin.
”Työsuunnitelmat ja työajan seurantajärjestelmät voivat rapauttaa yliopistomaailman eettistä pohjaa.”
Jukka Huhtamäki
Huhtamäki varoittaa, että työsuunnitelmat ja työajan seurantajärjestelmät voivat rapauttaa yliopistomaailman eettistä pohjaa. Tutkijan uran valinneille voi olla erityisen rasittavaa luoda dataa, joka ei pidä paikkansa.
”Jos heitetään kivi ilmaan ja lasketaan sen lentorata, niin kivi ei pahastu. Mutta kun ihmisiä mitataan, se aina vaikuttaa ihmiseen.”
Todellisuus elää, suunnitelma ei
Myös yliopistosektorin neuvottelupäällikkö Katja Aho Jukosta on huolestunut siitä, että työsuunnitelmat eivät aina vastaa todellisuutta. Silloin niitä ei voi käyttää esimerkiksi yksikköjen työn suunnittelussa tai työtaakkojen rajoittamisessa.
Työsuunnitelmat eivät aina vastaa todellisuutta.
Kun Aho kyseli yliopistojen pääluottamusmiesten näkemyksiä työsuunnitelmista, yksi esiin noussut teema oli ennakoimattomuus. Tilanteet muuttuvat. Professori voi saada ison asiantuntijatehtävän. Opettaja voi vaihtaa työpaikkaa, ja hänen työtehtävänsä siirretään kollegalle. Työsuunnitelmaa ei silti aina tarkisteta, vaikka työehtosopimus siihen velvoittaa.
Oma kysymyksensä ovat pidemmät poissaolot. Aho sanoo, että ainakin kahden viikon sairausloman jälkeen työsuunnitelma pitäisi käydä uudelleen läpi. Hän korostaa myös, että vanhempainvapaan tai sairausloman koittaessa työntekijän kannattaa ottaa itse esihenkilöön yhteyttä ja keskustella työsuunnitelman päivittämisestä.
Työsuunnitelmakäytännöt vaihtelevat yliopistosta ja yksiköstä toiseen.
Saman kyselyn perusteella työsuunnitelmakäytännöt vaihtelevat yliopistosta ja yksiköstä toiseen. Jossain päin työsuunnitelmat ovat kaikkien nähtävillä, jossain eivät. Jossain työsuunnitelman hyväksyy HR-sihteeri, jossain dekaani, jossain laitoksen johtaja.
”Pitää olla läpinäkyvää, kuka sen hyväksynnän tekee”, Aho muistuttaa ja sanoo, että työsuunnitelmien pitäisi myös olla julkisia.
Onko työsuunnitelma ”Petkutuspaperi”
Koulutuksen tutkimuslaitoksen johtaja Jussi Välimaa Jyväskylän yliopistosta on työskennellyt tutkijana 1980-luvun lopulta alkaen. Hän kertoo, että työsuunnitelmat olivat aikaisemmin lähinnä resursoinnin työkalu. Sittemmin niitä on alettu pitää todellisuuden kuvauksina, mikä aiheuttaa Välimaan mielestä ongelmia.
”Tiedetään empiirisen tutkimuksen perusteella, että kaikki yliopistolla tekevät enemmän töitä kuin 1 612 tuntia vuodessa. Ahkerille akateemisille ihmisille voi työsuunnitelmasta syntyä pysyvä moraalinen ongelma. Monille se on kova paikka, että aina pitää tehdä petkutuspaperi.”
”Ahkerille akateemisille ihmisille voi työsuunnitelmasta syntyä pysyvä moraalinen ongelma.”
Jussi Välimaa
Välimaan mielestä on hyvästä, että ihmiset miettivät mahdollisimman realistisesti, mitä he vuoden aikana tulevat tekemään ja miten se liittyy laitoksen toimintaan. Työsuunnitelma voisi esimerkiksi ehkäistä työuupumusta.
”Sitä kannattaa miettiä oman työn suunnittelemisen hyödyn kannalta. Tuntien laskeminen on mielestäni sekundaarista.”
”Työsuunnitelmaa kannattaa miettiä oman työn suunnittelemisen hyödyn kannalta. Tuntien laskeminen on mielestäni sekundaarista.”
Jussi Välimaa
Jos suunnitelmat ovat aivan epärealistisia, esihenkilön tulisi puuttua asiaan, Välimaa sanoo. Hän myös suosittelee, että lähijohtajat keskustelisivat alaisten kanssa työsuunnitelmista etukäteen.
Hän toivoo myös, että työsuunnitelmien teko voitaisiin liittää kehityskeskusteluihin. Hänen tutkimuslaitoksessaan onkin aikaisemmin käyty työsuunnitelmakeskustelut ja kehityskeskustelut samaan aikaan syksyllä. Tätä tosin helpottaa se, ettei tutkimuslaitos järjestä opetusta.
Työsuunnitelma on Työntekijöiden suojaksi
Myös Katja Ahon mielestä kehityskeskusteluun voisi liittää työsuunnitelman tarkastelun. Silloin katsottaisiin, miten se on toteutunut tähän asti.
Työsuunnitelma suojaa työntekijää, Aho kertoo, koska periaatteessa uusia tehtäväkokonaisuuksia ei silloin voida antaa työsuunnitelmaa muuttamatta. Isommista muutoksista ei ylipäänsä pitäisi sopia ilman suunnitelman päivittämistä, kuten joskus tapahtuu.
”Periaatteessa uusia tehtäväkokonaisuuksia ei voida antaa työsuunnitelmaa muuttamatta.”
Katja Aho
Aho korostaa, että työsuunnitelma tulee tehdä ja että siitä voi olla työntekijälle monessa tilanteessa hyötyä. Huolellisesti tehty suunnitelma on tärkeä dokumentti silloin, kun arvioidaan työssä suoriutumista tai päädytään pohtimaan töiden järjestelyä, työkuormituksia tai esimerkiksi ketjutettuja määräaikaisuuksia.
”Se on henkilön suojaksi tehtävä suunnitelma, jolla tämän tekemä työ tulee näkyväksi.”
